Đôi khi, việc biết chính xác tài liệu nào đã được in, khi nào, và bởi ai là cực kỳ quan trọng. Dù là để kiểm tra lại công việc của mình, theo dõi việc sử dụng máy in trong môi trường chia sẻ, hay điều tra một vấn đề nào đó, Windows cung cấp các công cụ để bạn làm điều này. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng cũng hiển nhiên. Hãy cùng khám phá hai cách để bạn có thể truy xuất lịch sử in ấn trên hệ thống của mình.
Kiểm tra lịch sử in Windows qua Event Viewer
Event Viewer là một công cụ mạnh mẽ của Windows, thường được dùng để chẩn đoán các sự cố hệ thống. Ít người biết rằng nó cũng có thể được cấu hình để ghi lại mọi tác vụ in ấn. Mặc định, tính năng này không được bật để tránh tạo ra các file log quá lớn, nhưng bạn hoàn toàn có thể kích hoạt nó.
Kích hoạt ghi nhật ký in ấn
Để bắt đầu, bạn cần bật chức năng ghi nhật ký cho dịch vụ in.
- Nhấn tổ hợp phím Win + R để mở hộp thoại Run. Gõ eventvwr và nhấn Enter để mở Event Viewer.
- Trong cửa sổ Event Viewer, điều hướng qua ngăn bên trái theo đường dẫn: Applications and Services Logs > Microsoft > Windows.
- Tìm thư mục PrintService trong danh sách.
- Tại ngăn giữa, bạn sẽ thấy Operational log. Nhấp chuột phải vào nó và chọn Properties.
- Trong cửa sổ Log Properties, chuyển đến tab General. Tích chọn hộp kiểm Enable logging. Bạn cũng nên cân nhắc thiết lập kích thước nhật ký tối đa và hành động khi nhật ký đầy để quản lý không gian đĩa.
- Nhấp Apply rồi OK để lưu các thay đổi.
Từ giờ trở đi, Windows sẽ ghi lại mọi tác vụ in ấn.
Xem nhật ký lịch sử in
Sau khi đã kích hoạt, việc xem lại lịch sử in rất đơn giản.
- Mở lại Event Viewer (nếu bạn đã đóng).
- Điều hướng đến Applications and Services Logs > Microsoft > Windows > PrintService và nhấp đúp vào Operational log.
- Tại ngăn giữa, bạn sẽ thấy danh sách các sự kiện liên quan đến máy in. Các sự kiện này có thể được sắp xếp theo Date and Time hoặc Task Category.
- Chọn một mục nhập bất kỳ để xem chi tiết: thời gian in, máy in được sử dụng, và đặc biệt là đường dẫn đầy đủ của tài liệu đã in trong tab General.
Xóa lịch sử in
Nếu cần xóa lịch sử, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào Operational log trong thư mục PrintService và chọn Clear log.
Ưu điểm: Tích hợp sẵn trong Windows, không cần cài đặt thêm phần mềm.
Nhược điểm: Yêu cầu cấu hình thủ công ban đầu, giao diện có thể hơi phức tạp đối với người dùng không chuyên.
Sử dụng PaperCut Print Logger để theo dõi in ấn
Mặc dù Event Viewer là một lựa chọn tốt, nhưng giao diện của nó không phải lúc nào cũng thân thiện. Đối với những ai muốn một giải pháp đơn giản hơn với các báo cáo dễ đọc, PaperCut Print Logger là một công cụ của bên thứ ba đáng cân nhắc. Nó được thiết kế chuyên biệt để theo dõi và ghi lại mọi tác vụ in ấn một cách tự động.
Thiết lập và xem báo cáo
- Đầu tiên, tải xuống và cài đặt PaperCut Print Logger từ trang web chính thức của nó. Quá trình cài đặt khá đơn giản và nhanh chóng.
- Sau khi cài đặt, PaperCut Print Logger sẽ tự động chạy nền và ghi lại các chi tiết quan trọng của mỗi tác vụ in: thời gian in, tên người dùng, tên máy in, tổng số trang, kích thước giấy, chế độ màu, và nhiều thông tin khác.
- Để xem lịch sử in đã được ghi lại:
- Mở File Explorer và điều hướng đến thư mục cài đặt: C:\Program Files (x86)\PaperCut Print Logger.
- Tìm và nhấp đúp vào shortcut ViewLogs. Thao tác này sẽ mở một trang báo cáo trong trình duyệt web của bạn.
- Trên trang báo cáo, bạn sẽ thấy lịch sử in được sắp xếp theo ngày.
- Để xem chi tiết các tài liệu đã in trong một ngày cụ thể, nhấp vào nút View trong cột HTML.
- Nếu bạn muốn phân tích dữ liệu sâu hơn hoặc lưu trữ lâu dài, hãy nhấp vào tùy chọn CSV/Excel để xuất báo cáo dưới dạng file bảng tính.
Ưu điểm: Giao diện thân thiện, báo cáo chi tiết và dễ đọc, tự động ghi nhật ký sau khi cài đặt, hỗ trợ xuất dữ liệu.
Nhược điểm: Yêu cầu cài đặt phần mềm của bên thứ ba.
Việc nắm rõ cách truy xuất lịch sử in ấn trên Windows là một kỹ năng hữu ích. Dù bạn cần kiểm tra lại một tài liệu quan trọng, giám sát việc sử dụng máy in trong văn phòng, hay đơn giản là đảm bảo không có ai sử dụng máy in của bạn trái phép, hai phương pháp trên đều cung cấp các giải pháp hiệu quả. Chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu và mức độ thoải mái của bạn với các công cụ hệ thống.
